档案有不少大家需要用到的资料，公司怎么样做到档案管理呢?目前的档案怎么样才能做到好的管理?我们为你带来了“管理公司档案”的有关常识，这其中或许就有你需要的。
3招告诉你优化物业公司档案管理
物业公司档案是指物业公司在其物业开发和管理活动中形成的具备保存价值的原始记录，包括文字、图像、声音等各种形式。伴随物业管理工作的拓展，从物业修理、保养维护设施设施到知道物业用人状况，乃至收取物业管理费等，每一个物业管理环节都不能离开档案。本文试从物业公司档案的特征与管理近况出发，结合自己工作实质感受，就优化物业公司档案管理谈些初步认识。
物业公司档案的特征
与通常档案相比较，物业公司档案有其独到的特征。正确认识和研究这部分特征，有益于学会物业公司档案的客观规律，推进物业公司档案工作的科学习管理，使之更好的服务于物业管理工作和业主。物业公司档案的特征主要表现为档案管理的动态性、档案内容的凭证性、档案借助的局限性等。
物业公司档案管理存在的问题
档案管理动态性与准时完整采集之间的矛盾
物业公司档案中有关的信息一般会伴随物业管理工作的拓展而变化，物业公司档案管理动态性特征，决定了需要依据物业和业主状况的变化，对有关档案内容准时更新补充。现实工作中，有的物业企业的领导和业务职员归档意识不强，导致负责物业管理具体运营操作的部门收到第一手资料后，不可以准时向公司档案部门移交，相当一部分文件材料散存在各个楼盘管理部门，有些甚至任意杂乱堆放，或者过了很长时间将来才零零散散地交给档案室，致使物业公司档案的完整性得不到保障。
档案传统管理模式与需要迅速准确查阅之间的矛盾
现在，相当部分小型物业公司，档案仍以传统的纸质形式储存，尚未使用计算机辅助档案管理，也未达成电子文件与纸质文本双套制管理的目的。在实质工作中，因为物业公司与业主之间容易发生经济利益纠纷，物业企业的档案是双方维权的要紧依据凭证，同时公司对业主平时生活的服务，也需要档案帮解决问题，档案的借阅借助率非常高，借助者对查阅的速度和信息内容的精准方面，需要也更加迫切。传统的提供原始纸质档案的查阅借助方法繁琐而复杂，不能满足物业公司实质工作的需要，查阅速度和精准性与借助需要的矛盾日益显现，使物业档案的凭证依据用途难与时、有效的发挥。
档案借助局限性与档案职员保密意识缺失之间的矛盾
物业公司档案中的有的内容涉及个人隐私，使得档案借助对象遭到一定量的局限。譬如业主信息联系表，里面涉及业主的名字，出生年月，家庭地址，固定电话及手机号码，业主及其家庭主要成员的工作单位，与业主的身份证和房地产证复印件等信息。物业公司档案职员有义务为业主、为公司做好__，不能随意泄露，这是档案职员从业最基本的职业道德。然而现实工作中，有的物业公司对档案工作缺少必要的看重，不重视档案职员的选配，档案职员入职门槛低，入职后岗位培训不到位，一些档案管理职员匆匆上岗，对物业档案管理的入门知识和起码需要知之甚少，对物业公司档案和业主信息的保密需要不知道。因为保密意识缺失，小则侵犯物业公司或业主的利益，大则引来状告物业企业的诉讼官司，使公司承担经济赔偿责任，导致恶劣的社会干扰，妨碍物业企业的健康进步。
优化物业公司档案管理的手段
针对物业公司档案管理面临的状况，需要结合物业公司档案的特征，正确认识存在的问题，并积极寻求切实可行的对策。笔者觉得，可从以下几个方面采取手段。
加强宣传培训力度，提高全员档案意识
物业公司应充分意识到物业公司档案对于一个物业企业进步运作的重要程度。一方面，积极主动拓展宣传。在全公司范围拓展档案工作宣传，增强领导干部、业务职员，尤其是档案职员的档案意识，积极争取物业公司领导与各业务部门对档案工作的高度看重，为物业公司档案职员按期准时采集各业务部门产生的档案，打造积极参与、主动配合的环境基础。其次，要强化档案业务人员培训。积极组织公司和基层物业档案职员拓展岗位专业培训，并能做到档案职员入职专业培训与在职继续教育并重，努力提升档案职员的业务素质和综合素质，增强责任意识，使之拥有档案管理需要的基本素养和工作能力。同时，采取各种勉励手段，激起档案职员的工作活力，不断提升档案管理水平，为做好物业公司档案管理工作提供充分的人力和物力保障。
革新管理方法，推进档案信息化进程
在物业公司档案管理过程中，要结合物业公司档案内容构成相对固定的特征，尽快引进信息化管理技能，运用专业的计算机档案管理系统，达成档案信息存储和查看等功能。必要时，还可以进行有关档案的数字化处置，进行电子扫描，档案信息数据用光盘、移动硬盘备份。借用信息技能，使得档案的凭证依据和信息参考用途，在提供查阅借助过程中愈加准时、有效的得以发挥。同时，要积极开发档案资源，通过较深层次的信息开发，提供系统的信息加工材料，提升档案的用价值，更好地为物业管理业务部门和业主服务，创造好的社会效益和经济效益。
强化规范建设，规范档案管理
规范约束行为。档案管理规范是档案工作的要紧基础，要以科学化、规范化为目的，依据物业管理情况不断改进和革新各项档案管理规章规范，只有如此，才能更好地优化物业公司档案管理。要通过进一步打造完善档案管理规章规范，落实岗位职责，明确各级职员的责任，把物业档案工作作为物业水平管理和目的管理的要紧内容和考核依据，严格实行机制，贯彻落实推行。打造涵盖公司领导，各业务部门的档案管理工作互联网，规范本件材料归档和档案管理的全过程，使物业公司档案工作走上管理规范化的轨道。
物业公司档案管理工作是物业企业要紧的基础工作之一，物业档案管理的优化与企业的持续进步密不可分，要充分认识到现在物业公司档案管理工作的不足，并挖空心思优化健全，使物业公司档案更好地发挥对于物业企业乃至全社会的借助价值。
小额贷款公司档案管理规范
1、基本材料
1.营业执照或事业、社会团体等机构证明
2.法定代表人身份证明或法人授权委托证明书、签字样本，法人代表更换文件，董事签字样本
3.法人代码证、税务登记证明、生产经营许可证、商品水平认证书等
4.贷款卡、近期贷款卡查看记录和企业信用等级认定书
5.公司合同或章程、成立文件
6.会计事务所出具的验资报告，企业主要资产明细材料
7.顾客近3年及最近的财务报告，与有权部门对年度财务报表的审查证明、
8.信贷业务申报书
9.开户证明
10.有权部门批准成立事业单位机构设置的文件
13.信贷资产风险分类认定工作底稿和顾客背景材料
14.与本公司签定的信贷业务合作协议
15.企业分立、合并、转制、更名等文件
16.企业主要资产的权属证明材料
17.建筑安装企业另需材料：承建资格证书、资质等级证书、建筑安装企业施工安全资质证
18.房产企业另需材料：资质等级证书、土地用权证或土地用出让合同、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程开工许可证、产品房销售许可证
21.信贷业务申请书及附件，有效的产品购销合同
22.董事会等赞同申请信贷的证明或具备同等效力的证明
23.第三方提供保证所需文件：
赞同保证意向书
董事会赞同提供担保的决议或具备同等效力的证明
保证人基本状况材料，包括：营业执照、 法定代表人身份证明、签字样本、 法人组织机构代码证、 贷款证、 公司合同或章程、 顾客近3年及最近财会报告、 有权部门批准成立事业单位机构设置的文件、 担保评价报告、履行保证责任公告书
24.抵押或质押方法所需文件：
赞同抵、质押意向书
抵押物评估报告
评估单位资格证明
抵押物权利证书，如土地用权证、房子产权用证
有处分权人赞同抵押的证明文件，包括：董事会赞同抵押的决议或具备同等效力的证明、 第三人赞同提供抵押的书面申明、 全体共有人赞同抵押的证明、 海关赞同抵押的声明等、 国有资产管理部门对企业重要设施赞同抵押的证明、其它有权机构赞同抵押的证明
抵押人有关身份证明
抵押物保险单据
抵押登记证明
质物不予挂失的登记证明
25.信贷业务评价报告
26.信贷审批决策文件
27.各类信贷合同
28.各类保证合同、抵押合同、质押合同
29.核定贷款指标公告单
30.贷款转存凭证
31.信贷业务发放后至收购期间
历次信贷资产检查报告及信贷后评价报告
提前还款申请书
调整利率公告书
信贷到期公告书
提前归还贷款公告书
催收利息公告书
逾期贷款催收公告书及回执
贷款展期申请书及调查评价报告
展期还款协议书及担保文件
贷款还款凭证.
不好的资产解决专题报告
担保物、偿债物领用、退回、变更保管公告书
起诉公告书回执
涉及诉讼、仲裁等法律文件，包括委托加盟协议、起诉状、立案公告书、答辩状、判决书、调解书、上诉状、撤诉申请书、财产保全申请书、支付保全申请书、破产清偿申请书、强制实行申请书、财产处置状况、裁定书及资产管理报告等文件材料
还款记录、收回本息结清凭证
其他需要归档的材料
33.企业历次重大投资、经营决策、资产重组、兼并等事情对本公司信贷资产水平影响剖析报告
34.有权部门下达的下年度投资框架计划或建设单位提出的下年度投资建议计划
35.设施、材料订货合同清单
2、保证业务另需材料
1.交存保证金的会计凭证
2.出具保函协议书
3.反担保函
4.垫款公告单
5.收回并注销的保函
6.企业存款帐户对账单
7.其它有关材料如投标需知、中标公告、邀请投标公告等
管理公司档案有关文章：
1.公司档案管理规定范本3篇
2.公司档案管理工作计划
3.公司档案室管理规范范本
4.职员档案管理规范3篇
5.2017公司档案管理工作计划
